S'inicià el desenvolupament de l'aplicació informàtica el 1997 al Pla de l'Estany, com a prova pilot del primer repartiment dels llibres d'intercanvi, mentre es realitzava un repartiment manual per a comparar ambdós resultats.
Vista la primera experiència amb les escoles, Associacions de Pares i Mares d'Alumnes i els Serveis Socials del Consell Comarcal del Pla de l'Estany, es varen poder establir uns criteris pràctics per a informatitzar del tot el procés, i així poder-lo fer menys equívoc, més equitatiu per als usuaris de l'intercanvi, més ràpid, i també per a poder obtenir informes i estadístiques d'interès.
Així anà prenent una forma més sòlida un sistema adreçat a ajuntaments o consells comarcals, centres docents i Associacions de Pares i Mares d'Alumnes.
Després d'alguns cursos d'intercanvi, el programa s'ha modulat adaptant-lo a les fases del procés d'intercanvi:
- Obertura i preparació de l'intercanvi
- Recollida de llibres reciclables, dels usuaris
- Procés intern de repartiment
- Entrega de llibres repartits, als usuaris
- Tancament de l'intercanvi
Tot seguit s'explica cadascuna de les fases, des del punt de vista que afecta a l'aplicació informàtica:
- Obertura i preparació de l'intercanvi
Aquesta primera fase és la que requereix una primera recerca de dades per a ser introduïdes el primer any, i per a ser revisades els següents anys d'ús de l'aplicació. Naturalment és necessari el consens amb les Associacions de Pares i Mares d'Alumnes, i també amb els centres docents, per a què ens facilitin una llista de tots els llibres de text que requereixen als alumnes per al següent curs.
Les dades a sol.licitar-los són: Editorial, Cicle (ESO / Primaria / Batxillerat / etc.), Curs, Assignatura~àrea temàtica, Títol del llibre. És molt important recollir les dades amb precissió, per així poder reconèixer els llibres en comú que empraran diferents centres, i per a no corrompre l'intercanvi.
Com que el programa en fa la distinció, podem utilitzar les dades de la Generalitat de Catalunya (Ensenyament) dels llibres que poden triar els centres que són els llibres que el programa distingeix com a "homologats"; els llibres que llavors faltaran són, entre els homologats, aquells que utilitza cada centre.
- Recollida de llibres reciclables, dels usuaris
Una vegada es tenen ben catalogats tots els llibres de text que cursaran el curs que ve, es recomana publicar-ne les llistes a internet, ja que cada vegada més famílies consulten aquesta informació per a cercar el màxim de llibres reciclables que tenen per casa.
Llavors es convoca un calendari d'admissió de llibres (quan les famílies dipositin els llibres reciclables) i d'entrega de llibres (quan les famílies obtenen el fruit del seu "concurs").
L'admissió de llibres és la fase que requereix més bona organització "logística", pel que es recomana seguir la següent base:
- Un local amb vàries taules (amples) i cadires
- La taula més gran destinada a revisar l'estat dels llibres, i acabar-ne de netejar les escriptures.
- Tres ordinadors conectats en xarxa local (LAN) amb l'aplicatiu en funcionament:
- El primer per a comprovar que els llibres arribats són reciclables el curs que ve, i facilitar la llista de llibres personalitzada per a la família que es vulgui informar.
- El segon per a etiquetar (amb el codi d'InterTex) els llibres nets i admesos
- i el tercer equip per a enregistrar els alumnes/usuaris, els llibres que dipositen, i els llibres que sol.liciten.
- Grans estanteries on poder dipositar els llibres ben classificats, ja que endreçar-los bé pot estalviar molta feina a l'hora de preparar les entregues repartides.
* Evidentment, els usuaris del servei s'emporten un full informatiu de la seva participació a l'entrega, amb el detall dels llibres que han entregat i demanat.
* Les escoles també poden fer entrega de llibres que tinguin "en estoc"
- Un local amb vàries taules (amples) i cadires
- Procés intern de repartiment
Aquest procés té tres passos: Execució del repartiment automàtic de llibres en estoc, revisió dels resultats i repetició del procés si convé, i finalment preparar els paquets~lots de llibres que han de venir a buscar els usuaris del servei "agraciats".
* Als usuaris del servei se'ls dóna prioritats per puntuació: nombre de llibres cedits, família numerosa, criteris sòcio-econòmics. Tot i aquest sistema de prioritat, el programa procura que el màxim de persones aconsegueixi algun llibre.
* Els punts acumulats es "consumeixen" quan l'usuari aconsegueix llibres del repartiment
- Entrega de llibres repartits, als usuaris
Símplement consisteix en entregar als usuaris el lot de llibres que els ha tocat, amb l'informe de la seva participació. Naturalment pot haver alguns casos en què no hi hagi res més a entregar que l'informe, no havent aconseguit cap llibre. És important haver conscienciat prèviament (en la convocatòria) de què el número de llibres cedits no tindrà relació amb el número de llibres aconseguits; sinó que només dóna més prioritat per a aconseguir un llibre escàs.
* El programa acumula els punts "no consumits" pel curs següent, de forma que la gent "menys agraciada" tingui millor oportunitat en el següent intercanvi de llibres.
- Tancament de l'intercanvi
Aquesta és l'endreça, revisió i correcció d'aquelles entregues que manualment s'hagin fet de diferent manera. Pot ser que el programa dictés unes entregues que després hagi convingut rectificar manualment, i això convé enregistrar-ho per a conèixer l'estoc i les puntuacions dels usuaris.
Durant el curs, com que hauran quedat uns quants llibres en estoc, també es poden fer entregues "manuals", que poden convenir després del repartiment (alumnes nouvinguts als centres, la gent despistada, etc.)
Calendari del procés:
- Obertura i preparació de l'intercanvi: Desde que el Departament d'Ensenyament i/o els centres publiquen els llibres, fins a finals d'agost, pocs dies abans de l'admissió de llibres.
- Recollida de llibres reciclables: A últims d'Agost, i durant els dies necessaris segons la gent que s'hagi d'atendre (Exemple: al Pla de l'Estany l'any 2000 s'hi varen dedicar adequadament 5 dies).
- Procés intern de repartiment: Entre la recollida i l'entrega, és clar, i durant un mínim d'un dia o dos. Cal tenir en compte que el procés informàtic no pot durar gaires hores, però provablement calgui rectificar manualment alguna entrega, i naturalment després cal preparar els lots que s'endurà cada usuari.
- Entrega de llibres repartits: Els dies abans de la venda comercial de llibres de text. Com a mínim durant un dia, no cal gaire més perquè si el repartiment intern s'ha fet bé aquesta serà una gestió molt ràpida
- Tancament de l'intercanvi: Des del dia després de les entregues informatitzades, i durant tot el curs (es poden anar donant els llibres que queden en estoc).
Alguns aspectes tècnics:
- L'aplicatiu està basat en el sistema Actiu GEAL, sobre base de dades relacional (MDB), en entorn visual MS-Windows.
- Equips mínims: PC 80486 a 50MHz, 8Mb de memòria RAM, 40Mb lliures de disc dur
- Equips recomanats: PC 80686 / Pentium II 350MHz, 64Mb de RAM, 90Mb lliures de disc dur
